経費・帳簿 2026年5月更新
領収書の保管方法と電子化【2026年版】
7年保存・スキャン保存の要件
個人事業主は経費の根拠となる領収書・レシートを一定期間保存する義務があります。紙のまま保管するだけでなく、電子帳簿保存法の「スキャン保存」を使えばスマホで撮影して紙を廃棄することも正式に認められています。
保存期間と保存義務
| 書類の種類 | 青色申告 | 白色申告 |
|---|---|---|
| 帳簿（仕訳帳・総勘定元帳） | 7年 | 5年 |
| 領収書・レシート・請求書 | 7年 | 5年 |
| 契約書・見積書・納品書 | 7年 | 5年 |
| 確定申告書・決算書 | 7年 | 5年 |
※ 保存期間の起算日は確定申告の法定申告期限の翌日（3月16日）から。
紙での保管方法（シンプルで確実）
紙保管のおすすめ方法
- 月別にクリアファイルや封筒に入れる（例：2025年4月分、5月分…）
- 勘定科目別に分類（交通費・消耗品費・通信費など）
- レシートは感熱紙が多いため早めにコピーを取る（長期保存で文字が消える）
- 年度ごとにまとめて段ボールや引き出しに収納し、年度を明記
電子化（スキャン保存）で紙を廃棄できる
電子帳簿保存法のスキャン保存制度を使えば、スマホ・スキャナで撮影・読取した電子データを保存し、紙の原本を廃棄することが認められています。
スキャン保存の主な要件
- 解像度：200dpi以上（スマホカメラで通常OK）
- カラー保存：原則カラー（赤・青等の色が判別できること）
- タイムスタンプ：撮影・入力後速やかに付与（または訂正削除の履歴が残るシステムを利用）
- 検索要件：日付・金額・取引先で検索できること
スキャン保存に対応した主なサービス
- MoneyForward、freee、弥生クラウド（スマホスキャン機能あり）
- 領収書スキャンアプリ（AutoMee、Concur等）
- 自社のクラウドストレージ（要件を満たす場合）
領収書を紛失したときの対処法
| 状況 | 代替手段 |
|---|---|
| クレジットカード払い | カード明細書で代替可（取引の事実を証明） |
| 振込払い | 銀行通帳・振込明細で代替可 |
| 現金払い・少額 | 出金伝票を自作して保管（取引先・目的・金額を記録） |
| 再発行可能な店・会社 | 再発行を依頼（領収書の再発行に応じてもらえる場合あり） |
よくある質問
個人事業主は領収書を何年保存しますか？
青色申告者は7年間、白色申告者は5年間の保存が義務付けられています。保存期間の起算日は申告期限の翌日（3月16日）から数えます。感熱紙のレシートは時間が経つと文字が消えるため、早めにコピーを取るかスキャン保存することをおすすめします。
スマホで撮影した領収書の写真は証拠になりますか？
電子帳簿保存法の「スキャン保存」制度の要件（解像度200dpi以上・カラー・タイムスタンプ等）を満たせば、スマホ撮影した電子データで紙を廃棄することが正式に認められています。要件を満たさない場合は紙の原本も保存する必要があります。
領収書をなくしてしまったらどうすればいいですか？
クレジットカード明細・銀行振込記録・出金伝票（自己作成）などで代替できます。領収書がなくても経費計上は可能ですが、税務調査時に支払いの事実を説明できる証拠を用意しておくことが重要です。
青
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あおい
ひとり青色 開発者
法務関係の仕事をしながら副業を始め、確定申告が必要になったことをきっかけに青色申告ソフトを自作。月額制ソフトの年間コストに疑問を持ち、買い切り型の「ひとり青色」を開発・公開。